God kommunikasjon fører til mindre byråkrati

Det ligg ei rekke føringar for korleis statlige verksemder skal utøve sitt kommunikasjonsarbeid. Bak desse føringane ligg fleire store offentlige utgreiingar. Det mest handfaste resultatet av desse utgreiingane er Statens kommunikasjonspolitikk. Fornyings og administrasjonsdepartementet har det overordna ansvar for politikken. Dei enkelte statlige verksemdene har ansvar for å iverksette politikken. Fagdepartementa har ansvar for å følgje opp verksemdene innan sin sektor. Direktoratet for forvaltning og IKT har ansvar for å informere om, og gi råd og rettleiing om politikken. Statens kommunikasjonspolitikk har konkrete mål og prinsipp der føresetnadane for å iverksette politikken i botn handlar om kommunikasjonsfaglig kompetanse.

Spesielt om statlige føringar for kommunikasjonseiningas posisjon i verksemda

  • Staten skal få bodskapen fram til dei som treng han og skape dialog mellom innbyggarane og staten
  • Det er eit leiaransvar å sette statens kommunikasjonspolitikk ut i livet, og toppleiarane har eit særskilt ansvar
  • Leiinga har ansvar for at kommunikasjon blir brukt som eit strategisk virkemiddel
  • Informasjon og kommunikasjon må vurderast på lik linje med andre virkemiddel for å nå ønska resultat og må integrerast tidleg i prosessen
  • Leiinga har ansvar for at verksemda har nødvendig kompetanse som sikrar høg kvalitet på kommunikasjonsarbeidet på alle nivå i organisasjonen
  • Digital forvaltning (digitalt førsteval, kvalitet på nett, OEP, universell utforming, opne data, sosiale medium)
  • Stortingsmelding 17 «Eit informasjonssamfunn for alle» er eit anna viktig styringsdokument. Legg blant anna føringar på kvalitet på nett.

Undersøkingar
Det ligg fleire undersøkingar til grunn for at kommunikasjon som leiingsfunksjon blir stadig viktigare. Den ferskaste her til lands er Kommunikasjonsrådgivere – en yrkesgruppe med innflytelse i samfunns- og arbeidsliv. Dette var ein kvantitativ undersøkelse av 1160 medlemmar av Kommunikasjonsforeningen og ei kvalitativ oppfølging med intervju av 12 kommunikasjonsdirektørar, kommunikasjonsrådgjevarar og leiarar av PR-byrå (både privat og offentlig). Når det gjaldt kommunikasjonseiningas posisjon i verksemda fann dei:

  • Det er ein føresetnad for å ha innflytelse er at det er ei eiga kommunikasjonsavdeling/eining
  • Det er viktig med sentralt plassert kommunikasjonseining for å ha innflytelse
  • 89 % arbeider i eigen avdeling eller gruppe med ansvar for kommunikasjonsarbeid eller er plassert direkte i stab under toppleiar
  • Der kommunikasjonsutøvaren sitter nærast leiinga i ein organisasjon er det funnet at leiinga har størst forståing for kommunikasjonsfunksjonen
  • Toppleiinga har størst forståing av kommunikasjon som strategisk verkty i direktorat, etatar, tilsyn, universitet og høgskular (71 %). Til samanlikning har Departementa (59 %). Lågast var kommunane med (48 %). Det er og funn på at dette heng saman med ressursar til kommunikasjonsarbeidet.

Kvifor skal kommunikasjon vere ein leiingsfunksjon?
Ja kvifor er det så viktig at kommunikasjon har ei sentral plassering i organisasjonen? Eg vil argumentere for at det er nødvendig, effektivt og skapar mindre byråkrati.

  • Kommunikasjonsfaglig kompetanse er avgjerande for å utøve god kommunikasjon
  • Vesentlig at det er samsvar mellom strategi, plan og praksis. Krev forståing for kommunikasjonsfaget for å prioritere rett
  • Å skrive forståelige brev på klart språk  gjer det enklare for brukaren, noko som igjen fører til innsparingar og mindre byråkrati
  • Gode og brukarvenlige nettsider skaper også mindre byråkrati (færre telefonar)
  • Kompetanse på mediekontakt, delta i den offentlige samtale og legge til rette for innsyn
  • Kommunikasjon er viktig i utforming av e-skjemaer og liknande. Fører til mindre byråkrati (færre telefonar)
  • Strategisk kommunikasjon handlar om formidling og dialog med kvar enkelt brukar og grupper som er knytt til organisasjonen. Kompetanse og kontinuerlig arbeid med nettsider og sosiale medium er viktig for å nå ut til og imøtekomme brukarane
  • Strategisk kommunikasjon handlar også om god intern kommunikasjon. Å  bygge kultur internt dannar grunnlag for eit godt omdømme. God internkommunikasjon om mål, strategiar og prioriteringar er viktige for å nå sine mål
  • Tillit til statlige verksemder avhenger av korleis vi kommuniserer, kor opne, imøtekomande og brukarvenlige vi er. Kompetanse om korleis vi blir oppfatta i omverda er viktig
  • Risikokommunikasjon og krisekommunikasjon er område der det er viktig med kommunikasjonskompetanse. Både for å kartlegge uønska hendingar og gi rask og konkret informasjon ved ei krise. For å vurdere risikokommunikasjon er det avgjerande å vere representert i leiinga
  • Staten skal nøye vurdere behov for å sette i gang større kampanjer og kommunikasjonstiltak som har til hensikt å endre åtferd og haldningar
Advertisements

Kom gjerne med innspel

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s